会议的操作流程大致分为以下几个步骤：
１、立项。
对预想的主题进行论证，首先要考虑这个主题是否违背国家的政策法令，在不违背的情况下，就要通过各种途径包括查找书籍、报刊资料、通过网络检索、听主题报告会及参加有关的研讨会等，来对这个主题进行论证。目的要全面掌握这个主题所在行业的发展以及学术发展情况，还要了解自己竞争对手的情况。对主题的论证最终要以“可行性研究报告”的形式体现。
２、审批。
将可行性分析报告提交到与主题相对应的国家主管部门进行审批。实际上是要与主 管部门进行合作，该部门在会议中充当“主办单位”的角色。审批下来后，可继续邀请相关主管部门以支持单位的身份出现。审批成功后，会议的组织机构便以构成，完成会议的基本框架。
３、策划
主要以文案形式体现。文案主要由：会议名称、大会主题、组织机构、时间地点、会议背景、日程安排、会议议题、技术专题、展览展示范围、参展参会人员、赞助费用、大会特色等构成。
Ａ、大会主题：需要多方论证，要切实迎合行业用户、厂商、专家的切实需求。
Ｂ、组织机构：主要由主办单位、支持单位、承办单位、支持媒体构成。
Ｃ、时间地点：首先，要考虑到同期是否有竞争对手出现；其次，需要同场馆进行协调后进行确定。
Ｄ、会议背景：简单地说就是为什么要举办此次会议？大会主题的理论依据是什么？就要分析行业现状、市场需求以及发展空间等。
Ｅ、会议议题：主要以主题报告的形式体现，以探讨宏观为主导方向。
Ｆ、技术专题：主要以专题报告的形式体现，以探讨技术为主导方向。
Ｇ、展览展示范围：以相关硬件、软件、解决方案为展示内容。
Ｈ、参展参会人员：受众群体范围，主要以行业用户，厂商的目标及潜在用户为主。
４、组织 (依次)
Ａ、拟订合作媒体范围、确定宣传计划、拟订合作方式及协议；
Ｂ、联络相关媒体（纸面、网站、电视等）洽谈合作并签订协议；
Ｃ、制定媒体宣传计划，并监督媒体进行广告发布；
Ｄ、落实支持单位，拿到支持确认函。并联络大会合作单位，洽谈合作方式及内容；
Ｅ、整理更新数据库。向厂商发送会议通知，并找到正确的人，删除错误的数据；搜集新厂商资料，扩大名录；
Ｆ、汇总厂商反馈信息，了解行业动态，对大会议题、组织形式做出相应的调整；
Ｇ、拟定专家名单，进行联络，邀请。安排演讲时间，制定演讲时间表；
Ｈ、撰写会议进展通报，每月一期，向企业发送；
Ｉ、赞助商邀请，重点厂商深入沟通，促进销售；
Ｊ、回访客户，最终确认参与意向，完成最后销售；
Ｋ、企业资料收集，核实单位名称、演讲人姓名；
Ｌ、制定用户邀请计划，撰写用户邀请函，选择合作伙伴，进行用户邀请工作；
Ｍ、大会现场背板、门票、会刊、资料袋等设计、定稿、印刷；
Ｎ、会议场地落实，搭建、摄像、投影等服务提供商选择、确定；
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