一、区分会议的类型
1 ．按照会议的性质划分简单地说，英文中可以把会议都称为meeting，但实际上各种会议有其共同点，但又不完全一样。不同性质的会议则用不同的单词加以区分：
（ 1 ）大会 (convention) ：在会议业中最常用的英语词汇是 convention，即“大会”。议题可以涉及政治、经济、科技等领域。各种组织的年会即用此词 (Annual Convention)。其计划、组织及活动安排与 Congress 类似。当今的 Convention往往附带展览活动。
（ 2 ）专业性会议 (conference) ：是就某个领域的问题进行讨论和交流信息而召开的会议。科技界的会议常常使用该词。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议 (Workshop) 。如医药会议、计算机会议。
（ 3 ） ( 代表 ) 大会 (congress) ：指普通大会、政治性的代表大会或各种社团组织或社团召开的大会。 Congress一般都按一定的频率举行，全国性的 Congress 通常每年举行一次，而国际性或世界性的 Congress通常 2 ～ 4 年举行一次，会期一般为 3 ～ 5 天，开始和最后有全体代表大会 (General Session) ，中间有分组会议 (Session) 。普通的 Congress 或各种社团组织或社团召开的 Congress ，会议组织者需做宣传促销，与会者需交注册 ( 报名 ) 费，自愿参加，可带会伴 (需交会伴注册费 ) ，可选择参加会议中及其前后的参观、游览等活动。
（ 4 ）论坛 (forum) ：非正式的、开放的会议，其特点是反复深入的讨论。两个或更多的发言人向听众而非对方发表自己的看法、见解、观点、言论并进行阐述、说明，听众可以提出问题，主持人引导发言和讨论并总结各方意见。
（ 5 ）专家学术研讨会 (symposium) ：就某一关于科学研究、发展的专题进行的非常正式的学术性的研讨会议。尤指参与者既为听众，又做演讲的会议。
（ 6 ）讲座 (1ecture) ：通常由一位专家、学者单独做讲解、示范，最后常留出一定的时间回答听众的提问。
（ 7 ）研讨会、专家讨论会、讨论会 (seminar) ：通常有充分的参与性，与会者在主持人的协调下就某个方面的问题讲解各自的研究成果并进行研讨。
（ 8 ）小组讨论会 (workshop) ：要求所有小组成员参与，交流信息、技能以及对问题的见解。通常穿插在Conference 或 Congress 中进行。
（ 9 ）专家讨论会 (panel) ：要求有两位甚至更多的发言人讲述其观点，发言人和与会者一起进行充分的讨论。也可以穿插在 Conference或 Congress 中进行。
（ 10 ）展览会 (exhibition) ：展览会通常是指和大会 (convention)相关联而举行的活动。展览会形式通常被经销商用来展示他们的商品和服务。它有着固定的观众，因为它常作为会议的一部分而举行。
（ 11 ）展示会 (trade show) ：这个词用来描述为了自己而举行的展览。在欧洲，这样的展览举行时一般没有什么程序，通常成为交易会 (trade fair) 。
（ 12 ）会议 (meeting) ：最广泛的用法，上述各种会议的总称。规模可大可小，层次可高可低，可以是很正式的，也可以是很随意的。
2 ．按照会议举办机构划分可以分为协会会议、公司会议、 国际组织和政府会议 、其他会议如工会、政治团体、宗教等组织或自筹的会议等类型。
（ 1 ） 协会会议 (association meeting) ：会议市场最主要的客源是协会会议，因为它具有周期稳定、规模大等特点。“一半以上的协会会议是与贸易展览会相结合举办的……主要目的在于扩大贸易和行业的发展”。
协会是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成，通过它来交流、协商、研讨或解决本行业的最新发展、市场策略以及存在的问题。这些协会会议一般又可分为：年会 (annual conference) 、地区性会议 (regional convention) 、大会(convention) 、专题研讨会 (seminar & workshop) 、理事会和委员会会议(board & committee meeting) 。
（ 2 ）公司会议 (company Or cooperative meeting)：为了企业自身的发展，应付日趋激烈的竞争，计划和协调企业的发展目标、策略及各项指标等，各类公司每年都要举行各种会议。公司会议业务比任何其他市场都要增长得快，各类公司全年要在全国或世界各地举行成千上万次会议。
出席会议的范围十分广泛，通常召开的公司会议有下列类型：国际、全国和地区性销售会议 (international national & regional sales meeting)、新产品介绍会和零售会议 (new product introduction ／ dealer meeting) 、专业技术会议(professional ／ technical meeting) 、管理会议 (management meeting) 、培训会议 (training meeting) 、股东／公关会议 (stockholder／pubic relation meeting) 、奖励会议 (incentive meeting) 。
公司每年都要在公司内外举行上述的董事会、销售会、管理会议、人员培训会议、股东会议、公关会议及奖励会议等等。除此之外，我们还可按照会议召开的区域范围，将公司会议分为国际、地区和国内会议。
协会会议和公司会议是会议市场的主力军，是各种会议目的地重点吸引和争夺的细分目标市场，该市场最有利可图，对它们的竞争也最为激烈。随着世界经济的复苏和发展，这一市场将继续会有较大的扩展。
（ 3 ）国际组织和政府会议 (international organization & government——meeting & conference)：出于政治、经济、文化等原因，联合国、各国际组织，如世界贸易组织 (WTO) 、世界卫生组织 (WHO)、世界旅游组织 (OMT)等，以及各国政府每年都要组织举办各种类型、规模和档次的国际性大会、论坛、研讨会等。一般来讲，此类会议都会受到主办国和地区的重视，影响比较大，多是新闻媒体追踪报道的焦点。
（ 4 ）展销会与博览会 (exhibition & exposition)：展销会与博览会主要是陈列展示商品，向客户和潜在客户介绍、推销产品和服务，规模不一。经济越是发达的地区，此类活动也就越多。这种活动通常伴随着许多小型的产品发布会、研讨会等，因此会中套会的现象在此类活动中已习以为常。
（ 5 ）其他会议（ other meetings ） ：如宗教会议等。
3 ． 按照会议的地域范围和影响力划分可以将会议分为四个层次，即国际会议、全国会议、地区会议和本地会议。其中，国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议。国际会议的界定尚无统一的标准。 根据国际大会和会议协会 (ICCA)的规定，国际会议的标准是：至少有 20 ％的外国与会者，与会人员总数不得少于 50名。由于国际会议在提升举办地形象、促进当地市政建设和经济发展等方面所起的巨大作用，世界上各个国家都在积极争取承办国际会议，平均每一个国际会议的申办国家都在10 个以上。
相对于国际会议，国内会议的定义就容易多了。凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称作国内会议。
4 ．按照所属行业划分可以将会议分成医学、科学、教育、农业、环境等类别。根据 2001 年国际大会和会议协会 (ICCA) 的统计资料，从专业角度上看，全年举办国际会议的比例从高到低依次为医学类 (32 ％ ) 、科学类 (13.6 ％) 、工业类 (8 ％ ) 、技术类 (7.4 ％ ) 、教育类 (4.7 ％ ) ，接着是农业、社会科学、经济教育、商业管理、生态环保等。
5 ．按照会议是否营利来划分可将会议分成营利性会议和非营利性会议两类。前者主要由专业会议公司或一些营利性的机构来策划和组织，如常见的企业战略研讨会、营销高峰论坛、行业培训会议等，后者如政府工作会议、协会会议、公司内部会议等。
二、明确组织者的责任
任何公司、协会或其他非营利组织一旦决定召开会议了，它们就必然指定内部工作人员或外部专业会议策划组织者具体实施会议的策划和组织工作。任何会议的组织者在这时都必须明确自己的责任，那就是参加计划和组织会议的各项具体活动。《1995年亚太会议市场报告》显示了会议组织者的主要责任：选择会议地点，选择会议饭店和其他设施，安排会议日程，制定会议预算 / 支出，决定工作场所外 / 会奖活动，确定会议目标。
在这些主要责任中，最重要的就是负责选择会议活动的地点、饭店或设施及制定预算。在会议组织者选择会议地点时，成本是肯定要考虑的要素，到目的地的交通便利程度、饭店和其他设施情况等也十分重要。当然，价格并不是惟一重要的，也不是衡量会议目的地是否恰当的惟一尺度。
正因为要考虑总成本，所以到达目的地的便利交通、会议代表距离目的地的距离、所需要的旅行时间、交通费用等，都是目的地选择的考虑要素。这样，邻近国家和地区往往是首先考虑的目标。多数亚洲国家之所以成为受欢迎的目的地，是缘于其相邻的国家或地区，例如，中国大陆是香港第一位的会议目的地，马来西亚是新加坡的会议目的地，而新西兰又是澳大利亚的会议目的地。在会议目的地 ( 城市 )的选择要素中，还有一个重要的因素是接待会议的饭店和设施。所以会议组织者在作最后决定之前通常要四处考察。
制定会议预算也是会议组织者的重要责任之一。会议预算一般由会议组织者的财力和实力、会议的规模和档次、活动的内容、离目的地的远近、设施和服务的规模等因素来决定。具体制定预算和分配使用经费上要根据会议规模、档次、饭店目的地和会议活动内容等具体情况灵活地合理调节。
会议预算虽然有时也会因为经济萧条、机构精简、差旅成本控制及其他原因而减少，但根据全世界企业全球化和经济一体化的发展趋势，随着我国经济的日益繁荣和加入世贸组织后的进一步发展，我们可以预言，公司、协会甚至各种非营利组织的会议预算将会有很大的提高。
除上述 3项重要责任外，会议组织者的其他责任还包括安排日程，制定目标，拟好包括邀请信、会议决议在内的各种文件，落实出席对象等等。会议组织者必须牢记自己的责任，精心地策划和安排每一次会议。
三、制订会议的预算
制定预算是协助实现财务目标的一个工具。
预算中的费用有两类：
固定费用：不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费就是一种固定费用。
在筹划活动过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑所编制的费用预算。在合同中，应对应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况留有余地。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。
可变费用：是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。
通过以上介绍，相信您已对操作会议有了一个大概认识，从中不难看出真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是您预先无法预料和控制的。
1 .工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。
2 .由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。
3 .由于要与不少相关单位（酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等）发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。
四、委托专业公司承办会议服务的好处
会务工作，冗杂繁琐，真让人大伤脑筋……有没有什么办法可以化解这些问题呢？当然有！您可以委托一家在会议举办地服务行业中较有影响的企业（例如：会议中心、旅行社或者像我们这样的既有旅行社又有会议服务公司）。这些企业由于专业，可以在诸多方面对您的工作进行协助和建议，而您则可以将有限的精力和时间用在最需要您的地方，同时有了他们的支持，使您操作的会议更有声有色、锦上添花，获得各方面的认可与赞誉。
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